¿Qué documentos necesitas para exportar?

Es muy importante conocer que documentos son necesarios para iniciar un proceso de internacionalización y más, saber cómo deben rellenarse correctamente. Esto agilizará mucho los procesos burocráticos y evitará errores que cuesten tiempo y dinero. Es un paso realmente importante el que va a dar tu empresa, y por ello necesitas tener las ideas muy claras.

No todas las exportaciones requieren rellenar el mismo tipo de documentación, ni se ven sometidas a los mismos requisitos. Sino que éstos varían en función del destino al que se opere, el producto que se envía, el medio usado y las condiciones de venta pactadas.

Lo primero que debes conocer es la existencia de los cuatro tipos de documentos necesarios para una exportación pueda realizarse con éxito:

• Los documentos comerciales, de pago y seguro
• Los documentos fiscales y aduaneros o el documento único administrativo (DUA)
• Los documentos de transporte
• Otros certificados

Los documentos comerciales, de pago y seguro

La empresa que vaya a exportar deberá recoger toda la información necesaria para llevar a cabo la venta  en los llamados documentos comerciales. Se suelen recurrir a facturas que detallan el producto, su cantidad, el importe del producto vendido, el medio usado para la exportación, las condiciones de entrega, la modalidad de pago y todos los gastos que genere la venta.

Ahora bien, en función de las condiciones de venta y el medio de pago, se pueden requerir en la tramitación determinados documentos de pago, como la solicitud de apertura de crédito documentario y de seguro explicando el crédito de la exportación, el seguro de medio utilizado o el seguro del cambio.

Los documentos fiscales, aduaneros y el DUA

En plena exportación, serán requeridos los documentos aduaneros por las autoridades para controlar las entradas y salidas de mercancías de los países involucrados en el proceso. Y así, aplicarle los aranceles correspondientes.

Desde que en la Unión Europea entrara la ley del libre tránsito de mercancía, no se suele justificar tanta documentación del proceso dentro de los países miembros. Pero, cuando tratamos con aquellos que no forman parte del convenio, es de obligado cumplimiento elaborar todos y cada uno de los trámites. En especial, el DUA o documento único administrativo recogiendo toda la información necesaria del cumplimiento de las formalidades aduaneras y conservándolo durante los tres años siguientes a la exportación.

Los documentos de transporte

La empresa que vaya a realizar la operación  deberá adjuntar el contrato de transporte cómo recibo del estado en el que se ha recibido la mercancía en el país de destino.  Y para ello, es necesario uno de estos tres documentos:

• AWB o conocimiento de embarque aéreo. O el contrato del servicio aéreo cómo justificante de entrega de la mercancía a bordo del avión.
• El CMR o el conocimiento de la exportación por vía terrestre. Impreso tantas veces como transportistas intervengan en la operación internacional.
• Bill of Lading o conocimiento del embarque marítimo. O documento necesario para que la compañía naviera pueda retirar la mercancía del puerto.

Otros certificados

En las exportaciones, también se suelen pedir certificados de calidad, origen y circulación. Con ellos, se acredita en qué país se produjo la mercancía y su circulación por los países a los que se vaya a exportar, así como el cumplimientos de una serie de garantías de calidad que aseguren su consumo.

Las primeras exportaciones  suelen ser más complejas, dada la falta de familiaridad con los documentos utilizados. Por ello, es importante contar con una información actualizada sobre todo el proceso de exportación y prevenir cualquier imprevisto. Hay plataformas nacionales que proporcionan guías de ayuda con las preguntas más frecuentes a la hora de hacer una exportación cómo el ICEX o la Cámara de Comercio.  Aunque lo más recomendable es que acudas a especialistas en el sector para que se encarguen de cumplimentar los documentos y te asesoren durante toda la exportación. No dudes en confiar en la profesionalidad y experiencia que avalan a Oftex para dar tu gran salto.